Comment faire un planning sur Excel ?

Excel est un outil bien connu des entreprises. Mais lorsqu’il s’agit de créer un planning à l’aide de ce logiciel, les choses peuvent vite se compliquer. Pour vous aider dans votre démarche, voici nos conseils.

Pourquoi créer un planning de travail ?

Pour les entreprises, un planning a l'obligation de se conformer à la législation en vigueur. L'employeur dispose d'une certaine liberté quant à la définition des horaires de travail des employés qui composent son entreprise. Cependant, il ne saurait négliger leurs intérêts et leurs besoins. À cet effet, il doit prendre en considération les dispositions qui sont prévues par les articles L 3121-1 et L 3121-2 du Code du travail. Ces articles traitent notamment du nombre d'heures de travail journalières et des horaires de nuit. 

Puisqu’il sert de base au calcul de la rémunération des salariés, le planning est considéré comme un document à valeur juridique.

1. Choisissez un modèle de planning Excel existant

Excel est un outil puissant qui permet de générer de nombreuses feuilles de calcul et de nombreux graphiques, tableaux et autres moyens de présentation. Il peut être parfois complexe de s’y retrouver tant les possibilités sont importantes.

Heureusement, il existe des modèles de planning préexistants. Ceux-ci possèdent des fonctionnalités performantes qui facilitent le partage et la collaboration. Ces modèles intègrent au préalable certaines plages de calcul et certains formats de présentation des données très intéressants pour la gestion de vos plannings.

2. Modifiez le modèle avec les données de votre entreprise

Si vous ne disposez pas de logiciel de planning, il est possible de trouver des exemples de planning dans Excel. On doit alors y intégrer les données de son entreprise à la main. Tous les noms qui figurent dans les modèles peuvent être modifiés et on peut également envisager de créer des champs supplémentaires. On accède aux modèles proposés par Microsoft en tapant tout simplement dans le champ de recherche le mot « planning » suivi d'un clic sur la touche entrée.  

On ouvre ensuite la feuille de calcul en faisant un double-clic sur les modèles qui apparaissent. À l'ouverture du modèle, on peut visualiser une feuille de calcul qui contient déjà des informations au niveau des champs existants. Comme la mise en forme est déjà réalisée, il suffit alors d'utiliser le tableur à sa guise et d'insérer les données concernant son entreprise.

3. Personnalisez le modèle selon vos besoins : couleurs, feuilles de calcul…

Dès que les données ont été intégrées au tableur, on peut en modifier l'aspect en utilisant les paramètres qui sont disponibles. Il est ainsi possible d'apporter davantage de couleurs et de changer la façon dont les données apparaissent. L'affichage du planning est prévu pour un mois. Si on souhaite qu'il soit plus étendu, il faut se servir des flèches qui se situent dans la partie grise près de laquelle on trouve la date.

Privilégiez plutôt l’utilisation d’un logiciel de gestion de planning

De prime abord, Excel semble simple à utiliser, mais lorsque l’on souhaite créer des fichiers complexes et que l’on a beaucoup de données à traiter, l’outil peut présenter certaines limites :

• Le manque d’automatisation : si des données changent, vous devez les modifier manuellement
• Le respect de la législation doit être tenu en compte par les personnes qui créent ce document Excel car l’outil en question ne le fera pas à votre place
• Lorsque de nombreuses personnes travaillent pour votre entreprise, vous devez parfois multiplier les feuilles de calcul. Il est ainsi difficile de s’y retrouver parmi toutes ces informations et toutes ces pages différentes

Pour pallier ce problème, mieux vaut opter pour l’utilisation d’un logiciel de planning spécifique. Shyfter vous permet d’utiliser un logiciel performant et facile à utiliser qui vous aide à automatiser votre gestion, à respecter en permanence les dispositions légales de votre pays et qui centralise l’ensemble des données de vos équipes dans une interface pratique.

Conclusion

Excel est intéressant lorsqu’il s’agit de gérer des quantités de données limitées. Mais pour davantage d’automatisation et une facilité accrue au niveau de votre gestion, envisagez d’utiliser un logiciel de gestion de planning dédié.

Au travers de son outil ergonomique, Shyfter propose différentes solutions, notamment vous aider à attribuer vos tâches directement dans votre gestion d’horaires et vous propose une application mobile directement dédiée pour vos employés.